もう3週間程経ってしまいましたが、6月末の土曜日に、名古屋ライフハック研究会に参加してきました。
今回のテーマは「伝える」。 

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人に何かを伝えるのって難しい。
お客様、上司、部下、嫁、子ども...。
相手の年齢・経験・職種等、様々な条件により、伝えやすさや、伝え方が変わってきます。

名古屋ライフハック研究会の今回のテーマ「伝える」では、何が学べたのでしょうか。



「伝える」が「伝わる」に変わる


今回の講師はお二人。
名古屋ライフハック研究会のスタッフでもあり、ぐるぐるマインドマップ主催者でもある、加子さん。
1sheet Genius 代表で、16分割メモの推奨者、浅田すぐるさん。

どちらのお話も「なるほど!」と思える内容でした。



「伝える」事の難しさ


まずは、加子さんから。

最初は参加者同士が自己紹介。
事前に氏名の他に「最近ハマっていること」が書かれたネームプレートを作成。
そのネームプレートを使っての自己紹介を行いました。

ここで言いたいことは「自己紹介もフォーマットがあるとやりやすいでしょ」と言う事。

なるほど。確かに自己紹介しやすい。
自己紹介だけでなく、資料をまとめたり、発表したりする場合でも、フォーマットがあるとやりやすいですからね。
フォーマットは現物でなくても、決まった型があれば良いんです。



うまく伝わらない時は伝える側の問題


続いてワークショップ。
二人組のペアで行い、講師の加子さんが紙を折るのを口だけで伝え、相方が同じように折れるかどうかと言うもの。
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同じ結果にならない事が多く、伝える事の難しさを体感できます。
うまく伝わらない時は、伝える側の問題であることが多い

これはIT業界では良く目にするもの。
伝えることの難しさが、ユーモアを交えて描かれています。
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ここでテーブルごとに、伝えるための工夫、うまく伝えるアイデアを、ブレストで書き出しました。
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この中から僕が気になったのは「時間を決める」と言う事。
時間を決める」と言うことは、要点を分かりやすく、簡潔にまとめる様に考え、工夫し、練習するから。
もちろん、色んな伝える場では、時間が決まっていることが多いんですが、短くまとめる工夫はあまりしてこなかったので、反省です。



伝えるための根本となる力とは


講師が変わり「1枚プレゼン」の浅田すぐるさん。

伝えるための根っこの力」。それはつまり「思考整理力」。
3つの要素から成り立ちます。
  1. 多くの情報を整理する力
  2. 自分なりの考えをまとめる力
  3. 相手が理解できるように伝える力
伝えるためのに重要な事は、1と2、つまり下準備が必要です。
伝え方のテクニックだけを学んでもダメで、1と2が疎かになっていては、3がどんなに素晴らしくてもダメなんです。



「伝えたい」なら「紙一枚」


ワークショップで、ディズニーランドで道案内を行いました。
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入口から決められたアトラクションまで案内するんですが、
  • 自分も相手も園内図を見ずに説明
  • 自分は園内図を見ながら説明
  • 相手にも園内図を見せながら説明
と3ステップで実施。
どの方法が最も伝えやすく、また伝わりやすいかは想像できますよね。

ワークショップでは園内図が「紙一枚」に相当しましたが、プレゼンや説明資料をどうやって紙一枚にまとめるのか。
ココで登場するのが、浅田氏推奨の「16分割メモ」です。

16分割メモ」は、だいたいこんな感じです。
  1. A4程度の紙を16分割し、コマ割り
  2. まとめたいテーマに沿って”考えずに”書き出す
  3. 気になったワードを、さらに16分割で掘り下げる

ココでポイントとなるのは、”考えずに”書きだす事。
僕らはついつい考えて書きだしてしまうんですが、良い悪いは置いといて、思いつくままに書き出すことが重要です。
考える」と「まとめる」と「情報整理」は別物です。



自己紹介も16分割で


最初のワークと同じように、自己紹介をしました。
制限時間は1分。

まずは普通に。まぁ普通でしたね。

二回目は「16分割メモ」を活用。
16個のマスに自分の事を表す単語を並べます。
それに沿って自己紹介をしたんですが、コレがかなり話しやすい。
そして、分かりやすい。
相手がどんな人間で、何に興味があるのかがすぐに分かり、今後の話の展開にも繋げやすい。

16分割メモ」で自己紹介をすると、テーマが多く、まとめやすく、伝わりやすい



16分割メモ、3つの効能


16分割メモ」の実力を体験してしまった訳ですが、この「16分割メモ」には3つの効能があるそうです。

  1. 枠がある:整理がしやすい
  2. 指でさせる:頭だけで思考するより考えがまとまる
  3. 見ながら話せる:口頭だけより伝えやすい

そして、何と言っても簡単です。枠で区切って埋めるだけですから。



今日のひとりごと


僕はどちらかと言うと、伝える事は得意だと思っています。
人前で話す機会も多かったですし、何かを説明する機会も多かったので。

でも、しかし。
伝わっている、伝える事ができたと思っていても、伝わっていなかった事も当然ありました。

全ての事柄に対して、「16分割メモ」を活用する時間が取れる訳ではありませんが、
  • どこにポイントを置くべきか
  • 相手が求めている情報は何か
  • 概要から話すべきか、詳細から話すべきか
  • 以下に完結に、分かりやすくまとめるか
と言った所を注意して行きたいと思います。

また、単に伝える場合以外にも、自分の思考や、物事をまとめるのにも「16分割メモ」は役に立ちますから、そちらでも活用させて頂きたいと思います。