それぞれの会社で、それぞれの仕組みを使っていると思いますが、有償だったり、外出先で使えなかったり、悩みが少なからずあると思います。

そこで今回は、Facebookのグループ機能を使ってグループウェア的に使う方法をご紹介します。

大まかな手順はこんな感じ。
  1. グループの作成
  2. グループの設定
  3. ウォール(ニュースフィード)への非表示設定


グループの作成

まずはグループの作成。

左のサイドメニューに「グループ」があるので、最下段の「グループを作成」をクリック。
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グループ名は分かりやすく会社名とか部署名が良いですかね。
このグループに加えたいメンバーを一人以上選んでください。
プライバシーは「秘密」が良いです。
投稿内容は「非公開」でも「秘密」でも漏れることはありませんが、「非公開」はどのメンバーが所属しているかが表示されてしまいます。
最後に「作成」をクリック。
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アイコンの選択。
何でも良いですが、仕事で使うので、それらしいモノが良いですかね。
ここは好みで。
アイコンを選択したら「OK」をクリックして、グループ作成完了です。
サイドメニューのグループに作成したグループが表示されます。
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グループの設定

作成したグループをクリックして、グループページを見てみましょう。
ヘッダ画像は参加ユーザのアイコンが並び、その下にはグループ用のメニューが並んでいます。
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右側のメニューの真ん中、歯車アイコンをクリックして、「グループを編集」を選択。
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設定ページが表示されます。
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グループ名:アイコンとグループ名の変更ができます。
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プライバシー:公開設定が変更できます。
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メンバー承認:メンバーを追加する際に、管理人の許可が必要か不要かになりますが、誤って関係ない人を追加されても困るので、「管理人の承認が必要」にしておいた方が無難ですね。
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メールアドレス:このグループ専用のメールアドレスが作れます。「グループのメールアドレスを設定」をクリック。
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アドレス設定用の画面が開きます。これも分かりやすく、会社名-部署名などが良いでしょう。
メールアドレスを設定しておくと、このメール宛に送信すると、グループのウォールに投稿ができるようになります。詳細は後述。
さらに、この設定をすると、グループページのアドレスが「https://www.facebook.com/groups/設定した文字列/」になります。
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説明:このグループを説明する文章。任意です。
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投稿の権限:管理人だけ投稿できても日報としては使えないので、メンバーも投稿できる設定に。
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セキュアな接続が必要です:これによって何が変わるのか確認できませんでしたが、念のため入れて運用してます。
03)



ウォール(ニュースフィード)への非表示設定

これはやらなくも運用はできるんですが、やっておいた方が良いと思います。
Facebookを業務用として運用するにあたり、一番の問題は間違えて投稿することです。

正しくは、グループページを開いて、そこに報告を書き込む、または、投稿された書き込みに対してコメントをすることになります。

しかし、ウォール(ニュースフィード)に表示されることにより、
  • 書き込みにコメントするつもりで新規投稿してしまった
  • グループページにしたつもりで、そのまま投稿してしまった
と言う間違いが起きやすいと考えます。

それを少しでも防止する方法として、このグループの投稿をウォール(ニュースフィード)には表示させず、必ずグループページでコメントや投稿を行うようにさせるんです。

他にも、会社の人としか友達にならずに、公開設定を友達のみにすれば、対処はできますが、SNSと言う意味からはちょっと外れますね。
個人のアカウントと、業務用のアカウントを別々に使わければ良いんですが。


前置きが長くなりましたが、今回はこの様な理由で、ウォール(ニュースフィード)への非表示設定を行います。


まず、何でも良いので、グループページで何か投稿。
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グループページに投稿されました。
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これを別のアカウントで見てみると、こんな感じです。
この投稿にカーソルを当てると、右上に「∨」マークが出るのでクリック。
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「記事を非表示にする」をクリック。
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これでウォール(ニュースフィード)に表示されません。

ただし、コレには注意が必要です。
各個人ごとにこの設定を行う必要がある
と言う事です。


追記 2012.06.27
投稿の基本設定も「友達のみ」にしておいた方が安全ですね。

ページ右上にある「▼」をクリック。
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表示されるリストから、「プライバシー設定」を選択。
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「友達」を選んでおけば、さらに安心です。
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まとめ

ココまででグループの作成と設定は終了。
いよいよ運用していく訳ですが、グループページには、通常の投稿ではできないことも幾つかあります。
この辺りは次回。

さらに、このグループページを使って、EvernoteやPocket(Rea It Later)的な使い方もできますので、それもまた後日。
→ Facebookを社内日報として使う方法[運用編(PC)]

まずは、Facebookにも慣れた数人でグループを使ってみてください。